Gestion documentaire et des fichiers

Assistant de bureau, agent d’archives, agent administratif, chargé d’administration ONG — Je fais en sorte que tout document se retrouve, soit fiable et reste en sécurité.

Vous êtes la personne chez qui les documents finissent — assistant, agent d'archives, chargé d'administration — et chaque semaine, on vous demande un document qui a pris vingt minutes à retrouver, ou que personne ne retrouve du tout.

Ce que vous saurez faire

• Diagnostiquer pourquoi les documents se perdent et concevoir un plan de classement qui corrige le problème
• Construire une arborescence de dossiers partagés avec une convention de nommage et de version suivie par tout le bureau
• Numériser les documents papier avec une méthode de scan et d’indexation qui résiste à un audit
• Fixer des droits d’accès et des règles de confidentialité qui protègent les documents sensibles sans bloquer le travail
• Mettre en place une routine de sauvegarde et se relever d’une perte accidentelle ou d’un ordinateur en panne
• Appliquer des règles de conservation et d’archivage pour garder les documents exactement le temps requis, ni plus ni moins

Comment c'est construit

Les contenus proviennent de supports ouverts gratuits — le Google Workspace Learning Center, la documentation Microsoft Learn sur SharePoint et OneDrive, et les recommandations publiques de l'ICA (Conseil international des archives) et d'ARMA International sur la conservation des documents. Nous y ajoutons les trames de plan de classement et de nommage propres à LES Institute, adaptées aux bureaux, ONG et petites administrations d'Afrique centrale et de l'Ouest, où internet peu fiable, ordinateurs partagés et papier coexistent encore.

Ce que vous obtenez

• Les attestations gratuites des organismes ouverts, à leur propre nom
• Un certificat LES Institute portant sur un plan de classement et un lecteur partagé migré, évalués

Prérequis

• Fin du secondaire
• Usage de base de l’ordinateur et une adresse e-mail
• Accès à un lecteur partagé (Google Drive, SharePoint ou OneDrive), ou accès au centre
• Un téléphone ou un scanner pour les exercices de numérisation